Presseverteiler erstellen

Presseverteiler erstellen: Wie du am sinnvollsten an diese Aufgabe herangehst

„… und dann schickst du deine Pressemeldung an deinen Presseverteiler.“ Hört sich so einfach an, was schlaue PR-Ratgeber empfehlen. Kann ich so einen Presseverteiler selbst erstellen oder kann ich ihn kaufen? Und wie sieht das Ganze eigentlich aus?

Ein Presseverteiler ist eine Liste

Ein Presseverteiler ist nichts anderes als eine Liste der Journalisten bzw. Redaktionen, die du anschreibst, um ihnen Informationen weiterzugeben. Die Information kann eine Pressemeldung sein, aber auch eine kurze E-Mail zu einem bestimmten Sachverhalt oder eine Anfrage. Ziel deiner Presse- bzw. Medienarbeit soll ja sein, dass in der Zeitung, online oder im Radio bzw. im Fernsehen über dein künstlerisches Event oder dein spezielles Kulturthema berichtet wird. Schließlich profitierst du von dem Vertrauensvorschuss, der den Medien gegenüber eingeräumt wird.

Ich selbst pflege meine Presseverteiler als schlichte Excel-Liste (das könnte auch ein anderes Tabellenformular sein.) So habe ich den schnellsten Überblick und kann am besten ergänzen oder mir die Eingabe durch Dropdown-Felder erleichtern. Außerdem kann ich mir die E-Mail-Adressen einfach herauskopieren und als Adressverteiler in meinem E-Mail-Programm speichern.

Welche Daten du aufnehmen solltest

Wie umfangreich du die Daten anlegst, kommt darauf an, wie intensiv du diesen Verteiler nutzen willst. Willst du es einfach halten, dann reicht es zumindest am Anfang, dir den Namen der Redaktion, Website, Name der Redakteurin bzw. des Redakteurs und deren oder dessen E-Mail-Adresse zu speichern. Sinnvoll ist noch, sich die Erscheinungsweise des Mediums aufzuschreiben. Für eine wöchentliche Radiosendung oder monatliche Publikation musst du entsprechend frühzeitig aussenden, bei einer Tageszeitung können es nur wenige Tage vor Erscheinen sein. Mit dem entsprechenden Hinweis in deinem Presseverteiler denkst du daran und verschickst rechtzeitig.

Wenn du dich mehr und mehr mit Pressearbeit beschäftigst, wirst du immer mehr Medien entdecken, die für dich interessant sind. Und deine Liste wird umfangreicher werden. Deshalb ist es besser, von Anfang an eine Liste mit mehr Spalten zu pflegen, auch wenn du diese zusätzlichen Informationen im ersten Moment nicht brauchst. Der Vorteil: je mehr du aufgeschrieben hast, desto weniger musst du im Kopf behalten.

Notiere dir immer, welchen Stand dein Verteiler hat. Denn in regelmäßigen Abständen solltest du prüfen, ob die Namen und E-Mail-Adressen noch korrekt sind.

Gehören in einen Presseverteiler: Informationen über das Medium, den Ansprechpartner und eigene Notizen

Hier mal eine Beispiel, wie deine Verteilerliste aussehen könnte:

Presse-Verteiler

Diese Rubriken sind in meinem Beispiel aufgelistet:

  • Medium
  • Website
  • Verbreitungsgebiet
  • Erscheinungsweise
  • Redaktionsschluss
  • Ansprechpartner
  • Themengebiet/Ressort
  • Telefon- und Mobilnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Anmerkung

Diese Tabelle ist gewissermaßen dreigeteilt: Zuerst kommen die Informationen über das Medium, dann die wichtigen Daten zum Ansprechpartner und ganz am Schluss in der Spalte „Anmerkungen“ deine Aktionen und Erfahrungen. Hier kannst du eintragen, wann du zu welchem Thema welche Informationen verschickt und ob du irgendeine Rückmeldung bekommen hast.

Bei einem größeren Medium, z.B. einer überregionalen Tageszeitung oder einem Fernsehsender, gibt es natürlich mehrere Redaktionen und mehrere Journalisten, die Interesse an deinen Themen haben könnten. Deshalb wird dieses Medium öfter in deinem Verteiler auftauchen, mit jeweils einem anderen Ressort bzw. einem anderen Ansprechpartner.

Über die Website kannst du meistens die E-Mail-Adressen der einzelnen Redakteure herausfinden. Oder zumindest die Struktur, wie E-Mail-Adressen aufgebaut sind, zum Beispiel vorname.nachname@mediumxy.com. Manchmal erfährt du hier auch die Telefonnummern.

Nimmst du die postalische Adresse des Mediums mit auf in deine Liste, hast du es leichter, wenn du später einmal eine Einladung per Post verschicken willst. Dann musst du die Adresse nicht extra heraussuchen. Notiere dir das Verbreitungsgebiet, denn dies ist ein weiteres Entscheidungskriterium, welche Meldung du an welche Redaktion verschickst. Manche Themen eignen sich nur lokal, manche können einen überregionalen Anknüpfungspunkt mit sich bringen. Vielleicht ist ja auch ein Medium aus dem deutschsprachigen Ausland sinnvoll für dich. Oder ein ausländisches, wenn du nicht nur in Deutschland tätig bist.

Schreibe dir zum Ansprechpartner dazu, welche Funktion dieser innehat und für welche Themenschwerpunkte er steht. Ein Chefredakteur wird er eher selten Texte schreiben, die auf einer Pressemeldung basieren. Hier bist du bei niedrigeren Rängen besser aufgehoben. Das passende Ressort oder Themengebiet hast du bei deiner Recherche ausgemacht. Es ist natürlich wichtig, denn ein Konzerttermin kommt bei einem auf Berufsthemen spezialisierten Journalisten nicht an. Letzterer könnte aber interessant für dich sein, wenn du etwas zur beruflichen Realität des Künstlerdaseins erzählen kannst.

In einen guten Presseverteiler gehören auch Freelancer und Blogs

In deiner Verteilerliste dürfen neben den angestellten Redakteuren die Freelancer und freien Journalisten nicht fehlen. Auch diese sind immer auf der Suche nach Themen und interessanten Gesprächspartnern. Sie arbeiten in der Regel für mehrere Medien, was wiederum die Chance für dich erhöht, dass dein Thema aufgegriffen wird.

Adressen und Themengebiete von freiberuflichen Journalisten erfährst du über Journalistenverbände wie djv.de oder bei freischreiber.de.

Und vergiss nicht: Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Blogs, die sich auf sehr hohem Niveau mit dem Thema Kunst und Kultur beschäftigen. Der Nutzen, dort erwähnt zu sein, kann für dich unter Umständen höher sein als mit einer kleinen Pressemeldung in einer Tageszeitung, die am nächsten Tag schon wieder überholt ist.

Selbst einen Presseverteiler recherchieren und pflegen

Welcher Journalist und welches Medium gehören denn nun auf meine Liste? Nun, da sind Recherchearbeit mit offenen Augen und Ohren gefragt. Sicher hast du bereits einige Medien identifiziert, in denen du ein gutes Umfeld für deine Kulturthemen siehst. Wer ist der Autor? Schreibt er öfter über dieses Thema? Ist es sein Spezialgebiet? Kannst du die Kontaktdaten herausfinden? Wenn du nicht weiterkommst, rufe einfach in der Redaktion an. In der Regel ist man gerne bereit, dir die E-Mail-Adresse zu nennen.

Auch wenn du nicht weißt, an wen in einer Redaktion du die Pressemeldung schicken solltest, kann dir ein Anruf weiterhelfen. Denn Redaktionen sind unterschiedlich organisiert. Die einen mögen die Pressemeldungen gerne auf eine zentrale Verteileradresse geschickt – à la redaktion-kultur@mediumxy.com oder info@mediumxy.com. Die Redakteure suchen sich daraus ihre jeweils passenden Pressemeldungen heraus. In anderen Redaktionen sind diese Standard-E-Mail-Adressen Papierkörbe – hier versandet deine Nachricht im Nirgendwo. In diesem Fall ist es sinnvoller, direkt einen Redakteur anzuschreiben, der inhaltlich passt.

Überlege dir, welche Sendungen deine potentiellen Käufer oder dein Publikum schauen, welche Radiosendungen sie hören oder welche Zeitschriften sie lesen. Kannst du einen Ansprechpartner herausfinden, dann nimm ihn auf deine Liste.

Stöbere in einer gut sortierten Bahnhofsbuchhandlung mal in der Abteilung für Zeitschriften. Du wirst erstaunt sein, welche Vielfalt an Themen mit einem eigenen Medium repräsentiert ist. Ein Blick ins Impressum sagt dir, wer hier redaktionell tätig ist.

Die besten Kontakte sind die persönlichen. Wer dich und deine Arbeit bereits kennt, ist eher geneigt, darüber zu berichten. Das heißt: Versuche möglichst oft, mit Journalisten ins Gespräch zu kommen. Gehe auf Veranstaltungen, wo du sie treffen könntest.

Nutze auch die sozialen Medien zur Recherche. Auf Twitter tummeln sich besonders viele Journalisten.

Presseverteiler erstellen

Presseverteiler erstellen: Wie geht das am sinnvollsten?

Um die Medien über Konzerte, Ausstellungen oder Kulturveranstaltungen zu informieren, brauchst du einen Presseverteiler.
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Eine Pressemeldung schreiben, die ankommt

Du musst eine Pressemeldung verfassen, weißt aber nicht so recht, welcher Aufbau richtig ist und welche DOs and DON’Ts es gibt?

Lade dir hier kostenlos die komplette Anleitung herunter, wie du eine Pressemeldung für deinen künstlerischen Anlass schreibst und so in die Medien kommst.

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Einen fertigen Presseverteiler kaufen statt ihn selbst zu erstellen

Es gibt alles zu kaufen, auch Presseverteiler. Die meisten PR-Agenturen bieten den Service an, einen auf dich und deine Themen passenden Verteiler zu erstellen. Wenn dir deine Zeit für die Recherche und Datenpflege zu kostbar ist, kannst du dieses Angebot annehmen. Die Kosten hängen davon ab, wie umfangreich du bestellst und bei welchem Anbieter. Bedenke allerdings, dass auch dieser Verteiler gepflegt werden muss, denn die Anpsrechpartner wechseln. Und du möchtest ja nicht jedes Jahr aufs Neue einen Presseverteiler kaufen.

Machen Presseportale Sinn?

Es gibt zahlreiche Online-Portale, die anbieten, deine Pressemeldung an einen spezifischen Verteiler zu schicken oder sie zum Download anzubieten. Klingt doch gut, erspart dir die Mühe, einen eigenen Verteiler anzulegen. Du lädst dort nur deinen Text hoch und stellst die passenden Pressebilder ein.

Doch ich rate dir davon ab. Vor allem von den kostenlosen Presseportalen. Denn es bringt dir nichts. Zum einen hast du keine Kontrolle, an wen dein Text und deine Bilder gehen. Zum anderen ist es eine Illusion zu glauben, dass sich professionelle Journalisten aus einem solchen Portal bedienen würden. Das haben sie nicht nötig, denn sie bekommen zahlreiche qualifizierte Pressemeldungen täglich direkt zugeschickt.

Der einzige Vorteil, den ich sehe, ist, dass du in Suchmaschinen auftauchst und mit speziellen Schlüsselwörtern gefunden wirst. Doch das schaffst du auch mit anderen Mitteln, zum Beispiel einer guten Suchmaschinenoptimierung. Außerdem willst du in der Suchmaschine nicht in Zusammenhang mit kostenlosen Presseportalen gefunden werden, sondern lieber im Kontext eines renommierten Mediums.

Deshalb: Mach dir die Mühe, einen auf dich persönlich abgestimmten Presseverteiler zu erstellen. Dieser kann am Anfang nur wenige Adressen umfassen. Aber er wird wachsen mit der Zeit. Und damit wächst die Chance, dass deine Sichtbarkeit über die Medien zunimmt.

Wie recherchierst du deine relevanten Journalistenkontakte für deinen individuellen Presseverteiler? Wenn du weitere Tipps hast, hinterlasse sie doch unten in den Kommentaren.

Beitragsfoto: Marion Steinhart

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