Du bist aktiv in einem Kulturverein und hast das Amt übernommen, dich um die Öffentlichkeitsarbeit zu kümmern? Solltest du dir nun Gedanken machen, was da auf dich zukommt und wie du diese Herausforderung angehen sollst – keine Angst, das ist eine spannende Aufgabe, die richtig viel Spaß macht.

Öffentlichkeitsarbeit ist weit mehr als nur Pressemitteilungen zu versenden, Verteiler zu pflegen oder Veranstaltungen anzupreisen. Viel zu oft wird PR mit „Pressearbeit“ übersetzt; das legen die beiden ersten Buchstaben zwar nahe, ist aber nicht korrekt. PR steht als Abkürzung für Public Relations, also der Beziehung zur Öffentlichkeit, und natürlich sind Presse bzw. Medien ein Teil der Öffentlichkeit, aber eben auch nur das.

Bei der Öffentlichkeitsarbeit geht es schlicht um Kommunikation. Mit verschiedenen Ansprechpartnern.

Nach Fahrplan vorgehen

Wenig sinnstiftend wäre es, jetzt einfach mal „drauflos“ zu arbeiten. Denn dann machst du dir viel Mühe, die am Ende aber ziemlich sicher ins Leere läuft. Nimm dir besser die Zeit, dir einen Fahrplan zurechtzulegen. Anhand dessen weißt du genau, was zu tun ist.

Wenn du dich noch nie mit Öffentlichkeitsarbeit beschäftigt hast, ist es angebracht, am Anfang bestimmte Fragen zu beantworten.

Was willst du erreichen?

Wen willst du ansprechen?

Was wurde bisher gemacht?

Wie viel Zeit und Geld hast du zur Verfügung?

Diese Fragen sind letztendlich die gleichen, die sich ein Unternehmen stellt: Was sind die strategischen Ziele, wer zählt zur Zielgruppe, auf was lässt sich konzeptionell aufbauen, wie steht es mit den Ressourcen?

Gehen wir die Fragen einzeln durch.

1. Was willst du erreichen?

Ein simple Frage, die aber ziemlich wichtig ist. Es ist die Frage nach den Zielen deiner Öffentlichkeitsarbeit. Wenn du dir darüber stets im Klaren bist, verschwendest du keine unnötige Zeit mit Dingen, die dich letztendlich nicht weiterbringen. Stattdessen kannst du dich darauf konzentrieren, was zu tun ist.

Solche Ziele können sein:

• Den Verein als solchen bekannter machen. Vielleicht weil Mitglieder geworben werden sollen. Oder weil nur eine größere Bekanntheit den Verein als wichtigen Mitspieler in der Gemeinde oder Region etabliert. Oder weil der Verein für seine Ziele eine interessierte und informierte Bürgerschaft benötigt.
• Über Inhalte informieren. Das kann das neue Halbjahresprogramm, ein bestimmter Kurs, ein interessantes Veranstaltungsangebot oder Veränderungen wie ein neuer Vorstand sein.
• Ein besonderes Highlight des Vereins vorstellen, zum Beispiel Preise und Auszeichnungen, die man errungen hat, oder Jubiläen, die zu feiern sind.
• Geldgeber für die Vereinszwecke interessieren. Wenn die Mitgliedsbeiträge nicht ausreichen und der Verein nicht über zusätzliches Einkommen z.B. aus Eintritten verfügt, wird es auf kurz oder lang nicht ohne externe Geldgeber gehen, um die Ziele des Vereins umzusetzen. Die sollen natürlich ein möglichst positives Bild vom Verein und seinen Zielen vor Augen haben und einen eigenen Nutzen erkennen. Nur dann werden die Fördermittel fließen.

Natürlich kannst du mehrere Ziele gleichzeitig verfolgen. Das kostet dich zwar mehr Zeit und Aufwand, bringt aber vielleicht Synergieeffekte, die du dir zunutze machen kannst.

2. Wen willst du ansprechen?

Aus den Zielen ergibt sich die Zielgruppe deiner Kommunikation. Nehmen wir das Beispiel mit der Mitgliederwerbung. Wenn neue Mitglieder geworben werden sollen, sind die Bewohner und Bewohnerinnen der Gemeinde, Stadt oder auch der nahen Region die relevanten Ansprechpartner.

Willst du über das neue Programm informieren, richtest du dich an die bestehenden Mitglieder des Vereins und an potentielle Mittler wie die Presse.

Wie du deine Zielgruppe genau definierst, habe ich in diesem Beitrag einmal ausführlich beschrieben.

3. Was wurde bisher gemacht?

Das ist sicher die leichteste der Fragen.

Schau dir an, welche Inhalte auf der Vereins-Website stehen – sofern es überhaupt eine gibt. Betrachte sie so, als ob du sie zum ersten Mal sehen würdest. Fehlt etwas, ist sie nutzerfreundlich, erscheint sie modern oder veraltetet, was das Design angeht? Oft hilft hier auch der Blick von außen. Frage doch einfach jemanden, der die Seite noch nie gesehen hat und womöglich auch den Verein nicht kennt, wie er sie findet.

Was wurde bislang gedruckt? Vielleicht gibt es ja bereits Programmhefte, Flyer für spezielle Angebote oder Jubiläumsschriften. Du musst dann das Rad nicht neu erfinden, sondern kannst die bewährten Produkte einfach weiterführen. Es kann jedoch auch sein, dass du den Nutzen der bisherigen Kommunikationsmittel in Frage stellst und hier neue Wege gehen willst.

Hat sich der Verein früher bereits an die Presse gewandt und Pressemitteilungen formuliert, oder gibt es Journalisten, die regelmäßig mit Informationen versorgt werden? Bestehende Kontakte sind Gold wert und müssen unbedingt weiterhin gepflegt werden.

Sobald du dir einen Überblick verschafft hast, wie die Kommunikation bisher war, kannst du auch einschätzen, was unbedingt ergänzend dazukommen sollte. Es schadet sicher nicht, sich bei anderen Vereinen einmal umzusehen, welche Kommunikationswege diese gehen.